保存了8年的業主檔案，拿出來一頁，紙張還潔白如新。昨天，記者在安華物業公司開了眼。據瞭解，近期在市國土房管局和市檔案局組成的聯合檢查驗收評比中，安華物業脫穎而出，榮獲物業服務企業檔案建設達標企業稱號。
綜合檔案室好似檔案館
管理社區物業檔案有什麼門道兒？帶着疑問，記者走進了安華物業公司設置的專用綜合檔案室。記者看到，40多平方米的檔案室內，3名統一着裝的工作人員正在忙碌。在他們背後，4個2米多高的手搖式滑軌檔案櫃排列得整整齊齊。業主檔案、基建檔案……檔案文件根據內容逐一分類，一目瞭然。想要查閱的話，只需輕輕搖動手柄，櫃門立即敞開，既方便快捷又節省空間，儼然一間微型檔案館。
副總經理侯力告訴記者，像這樣的綜合檔案室，各管理處都設有一間，共計26間，並配備了空調、微機、打印機、複印機、數碼照相機等設備。工作人員稱，所有的窗戶都安裝了防塵、防光窗簾，這樣做才能保證檔案不褪色。同時，檔案櫃內還裝有防盜、防光、防潮、防蟲等設備。
8年前的檔案潔白如新
指着高高的檔案櫃，一名工作人員稱，公司成立12年來，收集的文件資料可說是堆積成山。“比如，目前的管理藏檔共3266卷，其中僅業主檔案就有1204卷(17488件)。另外還有基建檔案385卷，聲像檔案1卷，資料826冊。此外，公司的綜合檔案室現有檔案1011卷，其中業主檔案有256卷(3203件)。”
打開檔案櫃，記者拿出一隻文件袋，發現裏面的紙張潔白如新。“這是8年前的檔案了，現在看着還像新的一樣。”侯力表示，公司管理檔案至今，檔案從未因黴變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬而損毀，也沒有出現失密、泄密等事件，更沒有出現水淹、火災等事故。
據工作人員介紹，文件的收發、傳遞、借閱、清退、歸檔和銷燬等各個環節都必須辦理登記、簽字手續；嚴禁文件隨處丟放；祕密文件嚴格限制知悉範圍，嚴禁隨意擴散、複印；傳達祕密文件時，除公務需要外不得擅自攜帶祕密文件外出。
業主可上門查詢文件資料
在工作中，安華物業公司組織人員製作了規範的案卷目錄、卷內文件目錄等檢索工具，非常便於快速查詢。除國家規定不可外泄的機密檔案外，管理室內的其他文件資料都可對外提供利用。近一年來，公司共借閱檔案310人次，借閱、利用各種檔案236卷。有了詳實的檔案記錄，可以有效地化解業主之間產生的一些爭議，切實保護了當事人的合法權益。
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