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無論你是政府職員還是公司白領,無論你是高層領導還是一般下屬,“開會”已經成爲職場人士最爲熟悉的一種工作方式。那麼,怎樣的會議纔是受歡迎的?會議中又有哪些玄機呢?參加會議,又該注意哪些禮儀呢?
調查: 八成白領會議負擔沉重中華英才網曾就職場會議做過一項調查,調查顯示:14%的職場人士每天都要參加會議,59%的幾乎隔一天就要開一次會。35%的人士表示會將會議優先於工作;也有7%的人選擇不參加會議,先把工作完成。另外,在會議過程中,只有兩成人經常發言,而13%的人認爲會議無聊,從不發言。人力資源專家張廷文表示:企業的“會議管理”首先要明確何時需要開會,並且嚴格控制會議時間,解決“緊要的工作問題”。此外,會議內容枯燥和形式單一則導致會議效果差,建議採用多種輕鬆的形式,比如餐桌會議或網絡會議等。
會場衆生態
應付無聊會議,想盡各種絕招
杜超儀 男 27歲 事業單位職員
我所在的部門每週最少一次例會,一次政治學習,有時候還會有緊急會議、臨時會議等等,名目繁多。昨天下午是部門例會,大家進入會議室,自覺地找到適合自己的位置,當然,門口通風的要留給孕婦,因爲開會時領導要不斷吸菸。不一會兒,領導的講話聽起來愈發縹緲……種種跡象表明,我很快要跟周公碰面,於是趕緊採取對策:緊靠椅背,防止滑下去,同時還要用左手不斷地去掐右手,不到一分鐘,胳膊上已紅了一大片,看來這樣不行,立刻改做“會議記錄”,拿起筆開始認真地在本子上寫起來:財務處新來的美女叫什麼?買彩票中大獎了做什麼?神遊到哪裏就寫到哪裏,一次次無聊的會議倒讓我的想象力得到很大提高。當然,私下玩遊戲、低聲聊天這類方法我還是儘量不採用,不管怎麼樣,還是要給慷慨激昂做演講的領導留些面子的。
打造精彩會議,人人樂在其中
薇薇 女 33歲 公關經理
身在職場,會議是免不了的,作爲溝通工作的橋樑,會議本質是良好的,只是單調的形式讓人生厭。當我被調任公關部經理時,我便決意打造精彩會議,發揮其應有的作用。第一次部門會議,在簡單的開場白之後,我宣佈這次會議主題是如何打造精彩會議,這下,部門員工緊繃着的臉樂開了花,紛紛發表看法,有人提議,要讓會議形式豐富多彩,比如餐桌會議、網絡會議,有必要的話還可以去異地,也有人認爲每次會議儘量讓員工多些討論,而不只是領導簡單地發號施令,就這樣,原本嚴肅的會議在我們的改造下變得輕鬆活潑。部門裏有個小夥特別能侃,而且每次都能帶來新鮮話題,大家在正式會議之後都喜歡聽他閒聊一番,有時候是時政評論、有時候是八卦新聞,員工們戲稱爲“小陳說事”,是會議上的品牌欄目。現在,我們的部門會議開得有聲有色,每個人都很珍惜團體交流的時刻,積極參加,會議對他們來說不再是負擔。
聲音:無聊會議,“混”字當頭我最怕開大會了,上百號人員參加、大小領導分別講話,一場會下來最少兩個小時,有時,上個洗手間都不方便。工作多年我發現:對於這樣的大會,很多人是抱着“混”的態度,尤其是坐在後排的這些普通人員,他們承擔着“充數”和“鼓掌”的任務,要時不時地製造點熱烈氣氛,有時候走神忘記了,坐在前排的中層領導就會以他犀利的目光回頭巡視一番,於是,大家再次正襟危坐,“認真”聽取會議發言,至於具體講了什麼,則是“蒙查查”。(瑞生企業職員)
因爲每次會議都有簽到程序,我總是很“積極”地去湊出勤率,當然,爲了應付無聊的會議,我一定要帶上“武器裝備”:雜誌、報紙或者MP4,爲避免被發現,我一般都會選擇最中間的位置,巡視領導也發現不了,其實,我也不想這樣搞“地下工作”,實在是領導的發言太悶。聽說,有一次,某機關舉行會議,到會者竟有部分是假冒者,真正的參會者躲到別處了,我覺得這種會議組織者真應該好好反省反省。 (劉思遠公務員)
我們外企經常會開一些無聊的電話會議,爲了將就美國總部的辦公時間,搞得我們要加班或者熬夜。混多幾年,我再也不傻傻地坐在電話前聽完整個會議了,反正第二天會有詳細的會議筆錄羣發到郵箱。時常我在書房裏“開着”電話會議,客廳裏放着大片,我只需要一開始在電話裏打個招呼,中間返回來插兩句“恩,聽起來不錯”,最後算着時間進來Say goodbye就行了。 (Cindy金融業)
會議座次中的“斯汀澤現象”安妮和麗娜是同事,平時例會,安妮通常選擇後排座位,麗娜卻會主動坐到前排,甚至緊挨領導。小小座次,其實反映了她們截然不同的心理,儘管安妮在專業知識上要強於麗娜,她卻不如麗娜有自信心和進取心。
美國著名心理學家斯汀澤通過對多場會議研究,發現參會人員存在以下三種心理:其一,有競爭關係的兩個人往往會坐在彼此的對面;其二,當你一段發言結束後,緊跟着自由發言的人往往是持反對意見的人;其三,主持會議的人影響力小的時候,與會者經常愛和對面的人閒聊,反之,與會者愛與相鄰的人閒聊。