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導語:
近年來,東麗區已進入城市化建設快速發展的黃金期。一些重點項目因高標准推進而取得了顯著成果。而由此形成的工程檔案成為了重點項目建設的真實記錄,也成為了整個東麗區城市化建設檔案的一部分。加強城市化建設進程中重點項目的檔案管理工作是項目建設單位的職責也是檔案管理部門的重要責任。東麗區檔案局近年來積極做好重點項目檔案管理工作,主動服務、跟蹤指導,使之在城市化建設中發揮積極作用,為重點項目建設和企業發展創造了良好環境。
東麗區城市化建設迅速發展,城市化建設思路和理念不斷更新,華明示范鎮成功入選上海世博會最佳實踐區,充分展示了低碳環保、生態智能、文化傳承、和諧宜居的城市化發展新理念。隨著東麗區城市化的快速推進,金鍾、軍糧城新市鎮建設將全面鋪開,中心城區提昇和『城中村』改造將全面啟動,隨著濱海新區開發開放和全區經濟社會發展的不斷加快,中國北車天津工業園、國家半導體照明材料產業園、中冶工業循環經濟列入市重大工業項目,一批投資強度高、生產效益好的重點項目相繼落戶,東麗區重點項目建設呈現出投資規模大、數量多、集中建設的趨勢。這些重點項目的建設對加快推進濱海新區開發開放和促進全區經濟社會又好又快發展具有舉足輕重的作用。城市化發展和重點建設項目的加快推進無疑給檔案工作提出了機遇與挑戰,檔案工作如何跟上時代的發展,更好地為全區城市化建設服務、為重點項目服務,為建成富裕、民主、文明、和諧的小康社會,真正使東麗區成為『城市讓生活更美好』的最佳實踐區做出應有的貢獻,做好城市化建設中的檔案工作已成為擺在我們面前的重大課題。
一、城市化建設給檔案工作增加新內容和難點
東麗區正處於轉變發展方式的關鍵時期,在城市化建設中,大部分新引進項目還處於建設期,目前全區城市化建設已竣工281.7萬平方米,年內將達到1000萬平方米,在城市化建設過程中還涉及許多重點建設項目和迎檢項目,5000萬元以上重點項目169個,億元以上的項目有6個,一些項目正處於開工建設階段,農村城市化建設既是一項巨大的城市建設工程,又是涉及范圍廣,內容復雜的社會大變革。因此,其形成檔案的內容也是極其豐富和龐大的,既有一般農村檔案的普遍性,又有其獨特性。因此,在管理工作上,也增加了一些新難度。
首先,在農村城市化進程中形成的各種文件材料,突破了農村原有的檔案門類和歸檔范圍,成為農村檔案工作的新內容。在農村城市化建設中所形成的藍圖、總體布局、總體規劃和基本數據構成了檔案的主體,它具有戰略性、長遠性、全局性。而重點工程項目建設過程中形成的文件材料;農村宅基地和房屋產權辦理、『宅基地換房』管理過程中形成的文件材料;農村村民向城鎮居民轉化過程中形成的文件材料;鄉鎮改街道、村改居所形成的文件材料;農村社會保障向城鎮社會保障接軌過程中形成的文件材料;鄉、鎮(村)撤並過程中形成的文件材料;土地流轉過程中形成的文件材料等,則成為農村城市化進程中檔案的重點。
其次,收集整理在城市化進程中形成的檔案增加了一些新難點。這些重點建設項目從開始到方案論證、設計、招標投標、施工、竣工等一系列活動中將形成大量的、有機聯系的文字材料和圖紙,前後銜接、左右融合、互相交叉。此外重點建設項目不同於一般的建設工程,它是許多單位工程的綜合,工程龐大。因此,整個工程建設中所形成的重點工程檔案的種類也不像一般工程那樣單一,數量也遠遠超出一般工程,重點工程既有主體工程,又有附屬工程,既有建設工程,又有機械設備安裝工程等等。因而使得工程建設中形成的檔案種類多、數量大,時間跨度大。而且整套重點工程檔案的載體構成也較復雜,除了普通紙質外,還有圖紙、照片以及錄音、錄像等材料。這些檔案的搜集與整理無疑也是一個嚴密的系統工程,是需要下力量纔能做好的,但實際工作中,有的建設單位往往只考慮工程進度和質量,忽視檔案的作用,一般都未將工程檔案的管理納入工程計劃,這些檔案的收集與整理缺少統一的全面協調與安排,檔案的管理更沒有與建設同步進行。各階段、各部門、各施工單位形成的檔案都自行保管,或者,處於聽之任之的狀態。等到工程竣工後要求備案時,再動手對如此龐大而又復雜的檔案資料進行收集和整理,往往會造成檔案遺失和不完整的被動局面。
第三、重點建設項目檔案質量不符合要求,其主要表現在:
①工程資料不全,尤其是安裝及設備調試等方面所形成的資料。
②字跡材料不符合要求,往往是復印件佔的比例較多。
③各種簽字、簽章、審批、備案手續不完備。
④竣工圖歸檔不完整不規范,不符合要求。不符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》和《建設項目竣工文件編制及檔案整理規范》標准。
⑤缺少規范的電子文件著錄。
二、建立農村城市化檔案的新型管理構架
(一)、密切配合相關部門,共同促進農村城市化進程中的檔案管理。
農村城市化建設是一項上下聯動、多部門合作的系統工程,需要各級各部門通力協調配合,形成合力。其檔案的管理工作同樣如此。《檔案法》第五條明確規定:『檔案工作實行統一領導,分級管理的原則,維護檔案完整與安全,便於社會各方面的利用。』這一原則是建國以來檔案工作經驗的科學總結,也是檔案工作的一大特色。做好農村城市化建設中檔案管理工作,檔案部門要置身其中,一定要善於協調各方面的關系,爭取相關部門的支持,共同推動工作的開展。
1、認真貫徹落實《天津市城市建設檔案管理規定》做好登記管理、建立聯系網絡,根據《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》和在農村城市化建設和撤村並點過程中,檔案工作體系的變化、檔案的交接、新建街區檔案工作的調整及新的檔案工作網絡體系的構建,需要檔案部門主動加強與各街、鄉、村的協調與聯系,幫助其及時建立健全檔案工作網絡體系。 2、檔案行政管理部門主動加強與建設規劃、民政、公安、國土、勞動保障、衛生等部門聯系,處理好與各專業或部門檔案室在檔案業務上的協作關系,搞好分工與協調,處理好各類檔案的歸屬與流向,確保檔案工作的正常開展和各門類檔案的齊全完整。
3、在發揮檔案的信息服務功能方面,也需要協調與城建、規劃、土地、民政、農業、農林、文化、教育、衛生、科技等部門之間的關系,積極牽頭整合檔案信息資源,通過建立城市化進程中新型檔案管理的檔案信息服務平臺,實現檔案信息資源共享,由此纔能更好地為發展農業和農村經濟,增加農民收入,保護農民利益提供優質服務。
4、建立城市化進程中新型檔案管理架構,要體現『統一領導、分級管理』的原則。實行統一領導,分級管理是我國檔案工作的宏觀管理原則,實行統一領導,它包括統一規劃、統一政策、統一規范、統一制度。所謂分級管理,就是分級負責的集中管理和保管。整個國家檔案工作由全國各級檔案行政管理部門分別進行管理,即一級管一級,層層有人管,層層有人抓,各負其責,分別把關。
5、檔案行政管理部門要深入了解本轄區的重點建設項目立項情況及建設進度,做到心中有數,履行對城市化建設項目檔案工作的監督和指導職能。檔案行政管理部門應主動介入城市化建設項目檔案的監督與指導,掌握當年的建設項目立項情況,與建設主管部門或項目建設單位聯系,了解建設項目的建設進度,建立本轄區重點建設項目資料庫,為城市化建設項目檔案管理工作奠定信息基礎。
(二)加強檔案宣傳工作,搞好城市化進程中檔案跟蹤服務。
1、加強檔案宣傳工作,不斷提高全民的檔案意識和檔案法制意識。檔案部門要加強城市化進程中的檔案宣傳工作,尤其要加大對農村和農民的宣傳力度,用具體鮮活的和發生在他們身邊的事例影響和感染群眾,結合《檔案法》、《行政許可法》的宣傳貫徹,增強農民群眾的檔案意識,為檔案工作更好地服務於村務公開、民主管理以及農民合法權益的保護,化解矛盾,促進全區農村的發展穩定創造良好的氛圍。
2、保持街、鄉和村級檔案機構的基本穩定,充分發揮基層檔案工作在城市化進程中的作用。在城市化進程中,應注意保持基層檔案機構的穩定,切實維護基層檔案工作網絡,抓好新形勢下的檔案人員培訓和檔案工作制度的建立,增強基層檔案工作人員的使命感和責任感,不斷改善檔案管理條件,充分發揮基層檔案工作在城市化建設中的作用。
3、緊貼城市化進程搞好檔案跟蹤服務。檔案部門要切實發揮部門職能作用,搞好檔案業務指導,結合各級黨委、政府和相關部門各階段的工作,把握重點,遵循檔案工作規律,確定工作目標、任務和方法,制定相應規范措施,因地制宜指導城市化過程中檔案工作的開展。深入實際調查研究,不斷提高檔案工作的前瞻性和預見性。
4、搞好城市化進程中的檔案信息服務。直接參與城市化建設工作的各職能部門的檔案機構可以結合各自工作,及時開放有關文件資料,搞好檔案信息服務。與此同時,檔案館可以利用館藏信息資源,與相關部門協作,圍繞中心工作舉辦主題展覽,以直觀的形式發揮檔案信息在推進城市化進程中的作用。
(三)改進檔案管理措施,不斷提高重點建設項目檔案服務工作質量。
首先,改進重點建設項目檔案管理的措施。重點建設項目檔案是重點建設項目的重要組成部門,也是重點建設項目竣工驗收的必備條件,重點建設項目檔案的真實、准確、齊全、完整和妥善保管及有效利用,對於確保重點建設項目安全使用和正常運行都具有非常重要的意義。
其次,提高認識,加強領導,制定各項專項制度。重點建設項目檔案是建設項目的真實記錄,它不僅數量巨大、種類多、內容豐富,而且它所存儲的科技信息量大。項目建設的分管領導、項目責任人及項目檔案管理人員,都應該認真學習有關建設工程檔案管理方面的法律、法規和規章,提高對建設項目檔案管理工作重要性的認識。一是在檔案的收集上要專門配備專職檔案管理人員,並對專職檔案管理人員進行崗位培訓,以提高他們的業務素質。二是建立相對應的歸檔制度、借閱登記制度、責任制考核等一系列的重點工程建設項目的專項制度。
第三,立項時應同時抓好重點項目檔案的收集。重點建設項目建設的周期往往比較長,因此形成重點工程檔案的周期也較長。為了使重點工程檔案達到准確、齊全的要求,第一,項目建設單位應抓住文件材料形成與工程進度同時性的特點,從工程建設的一開始就確定專人負責技術文件材料的收集和積累工作,做到檔案管理同工程建設同步。第二,檔案工作人員應掌握建設項目全過程包括的工程檔案資料,以掌握建設項目全過程包括的工程檔案資料的主動權,在工程的進展中要把握好各階段的檔案管理工作,自上而下形成把檔案工作納入工程建設計劃,而且還要根據工程進度與實際情況采取分階段接收的辦法。
第四,圍繞重點建設項目加強業務指導。加大業務指導力度:一要變被動指導為主動指導,在重點工程開工建設前,要把工程竣工檔案的質量要求告知建設單位,在重點工程的建設過程中,又要主動地深入施工現場對施工、監理等單位如何編制工程竣工檔案進行業務指導。二要采取多種形式的指導,可以采取走出去、請進來的個別指導方式,也可以采取舉辦重點工程竣工檔案培訓班的集中指導方式,還可以廣泛利用大眾傳播媒體和現代化的設施設備(如:網絡、電話諮詢、現場諮詢)公開向重點工程竣工檔案的形成單位進行業務指導。三要根據建設單位或施工、監理等單位需要,檔案業務指導人員進行上門指導,而且對每一個重點建設項目的全過程進行跟蹤指導。
總之,全區城市化建設的飛速發展,戰略性新興產業、發展中的現代制造業以及加快發展的現代服務業,都離不開檔案管理工作,檔案是歷史的記錄,是社會文明進步的具體體現,檔案工作要適應形勢發展的需要,圍繞中心服務大局以重點建設項目為載體加強城市化建設檔案管理,自覺服從服務於重點項目,為實現東麗科學發展做出應有的貢獻。
(作者系東麗區檔案局副局長)
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