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政府信息量大面廣，涉及社會生產生活各個方面，其中有相當一部分政府信息只涉及部分人和事。基於此，政府信息公開條例規定：公民、法人或者其他組織可以主動向政府申請獲取所需要的政府信息。
這部將於2008年5月1日起施行的法規規定，除了條例規定的行政機關主動公開的政府信息外，公民、法人或者其他組織還可以根據自身生產、生活、科研等特殊需要，向國務院部門、地方各級人民政府及縣級以上地方人民政府部門申請獲取相關政府信息。
根據條例，向行政機關申請獲取政府信息的，應當採用書面形式(包括數據電文形式)；採用書面形式確有困難的，申請人可以口頭提出，由受理該申請的行政機關代爲填寫政府信息公開申請。
條例規定，對申請公開的政府信息，行政機關根據下列4種情況分別作出答覆：屬於公開範圍的，應當告知申請人獲取該政府信息的方式和途徑；屬於不予公開範圍的，應當告知申請人並說明理由；依法不屬於本行政機關公開或者該政府信息不存在的，應當告知申請人，對能夠確定該政府信息的公開機關的，應當告知申請人該行政機關的名稱、聯繫方式；申請內容不明確的，應當告知申請人作出更改、補充。
條例特別規定，申請公開的政府信息中含有不應當公開的內容，但是能夠作區分處理的，行政機關應當向申請人提供可以公開的信息內容。
條例同時明確，行政機關認爲申請公開的政府信息涉及商業祕密、個人隱私，公開後可能損害第三方合法權益的，應當書面徵求第三方的意見；第三方不同意公開的，不得公開。但是，行政機關認爲不公開可能對公共利益造成重大影響的，應當予以公開，並將決定公開的政府信息內容和理由書面通知第三方。
根據條例，行政機關收到政府信息公開申請，能夠當場答覆的，應當當場予以答覆；不能當場答覆的，應當自收到申請之日起15個工作日內予以答覆；如需延長答覆期限的，應當經政府信息公開工作機構負責人同意，並告知申請人，延長答覆的期限最長不得超過15個工作日。
條例還規定，行政機關依申請公開政府信息，應當按照申請人要求的形式予以提供；無法按照申請人要求的形式提供的，可以通過安排申請人查閱相關資料、提供複製件或者其他適當形式提供。
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