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當前正值高校調檔、轉檔高峰期,但仍有部分畢業生未能及時轉檔。記者調查發現,大批在職人員也同樣存在忽視檔案管理的問題。目前在北方人纔市場托管的5萬份個人委托存檔中,90%以上存在內容更新不及時的現象。一些個人檔案中,除了走出校門時的一張畢業證外,後取學歷情況、各種鑒定材料等重要依據都沒有更新記載。
【調查】
九成北方人纔存檔檔案沒有做過更新
『自從工作以後,我把檔案放到人纔市場,就再沒管過它。』職場白領王倩說。記者調查發現,有80%以上的職場人士坦言,把檔案轉到人纔市場後,就再沒對工作經歷進行更新。從記者查找的相關數據中可以看出,僅北方人纔市場一家存檔機構,除單位委托的統一存檔尚能及時更新工作內容外,另外5萬份個人存檔中90%其『主人』並未對工作經歷的相關內容作及時更新。
個別單位個人疏於管理 造成檔案更新不及時據本市人纔服務中心專家介紹,職場人士忽視檔案的原因是一些單位的人力資源部門不清楚人事檔案托管要求。有些民營、外資等不具備存檔資質的單位,忽視了新員工入職時檔案的接轉問題,也未向單位員工告知檔案的重要性,沒有及時搜集所需的各種材料。個人和單位對檔案的疏於管理造成了檔案更新不及時現象。
此外,因單位撤銷、合並等各種原因,由單位委托存檔轉成個人委托存檔的人員,由於某些單位人力資源部門並未遵循人纔服務機構相關要求,向其員工履行告知義務,導致個人檔案內容得不到及時補充的現象尤為突出。
保證檔案有效性 同個人生活密切相關如果對檔案『不聞不問』,不及時進行工作經歷等方面的更新,在日後遇到考研、報考公務員、出國、工齡計算、職稱評定和工作調轉等情況時,則會麻煩頻出,吃虧的還是職場人士。
本市人纔服務中心人事代理專家介紹,檔案的記錄從一個人的中學開始,在校期間內容涉及初高中畢業登記表、高考相關檔案、填報志願表、大學學習情況表、實習鑒定表等,工作後會存有學歷證書復印件、轉正手續、考核表、職稱評定(報考)表、獎懲記錄、出國記錄及各種鑒定材料。涉及黨團關系、政審、調函等材料也會反映在檔案中。
人事檔案的有效性是依靠內容的不斷補充和更新來保證的。目前,檔案的作用大多體現在能享受到相關的人事、勞動、社會保障服務。如辦理社會保險、失業保險等,無論是在原單位供職的人還是辭職後另求新職者,在辦理社會保險、領取失業金、退休後保險金的發放時,個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都需要檔案中的記錄作為主要依據。很多職場人士僅僅在工作之初將檔案存放在人纔中心,便再也不管,不去更新工作經驗的記錄,導致引起日後不必要的麻煩。
【案例】
因公出國材料必須入檔
錢江是某集團副總,他在第二次因公赴美參會事項的辦理過程中遇到了麻煩。這主要因為他在一年前第一次因公赴美歸國後,未將填寫好的歸國後鑒定材料及時歸入檔案,這一情況在為其辦理出國手續時被查出。錢先生不得不先補齊相關材料,而由於參會時間臨近,最終他的赴美行程被迫放棄。
天津市人纔服務中心專家告訴記者,根據《中共中央辦公廳、國務院辦公廳轉發<關於因公出國人員審查的規定>的通知》規定,人員因公出國,應填寫《因公出國人員審查表》,並在每次出國回來後將鑒定材料及時收集歸入本人檔案。如3年之內該人員調出單位,應將《因公出國人員審查表》歸入本人檔案,一並轉到新的檔案接收地。
職業經歷不能『空口無憑』前不久,郭先生被本市某國有大型建築集團相中,通過幾次面談,集團決定盡快聘用他上崗。但是在調閱其檔案時,人事部門發現,郭先生所說的自身專業技術職稱情況、在原單位所獲獎勵情況都沒有體現在人事檔案上,於是要求他盡快補充證明材料。由於郭先生幾次更換住所,其很多個人材料已經遺失,不得不輾轉以前供職的3家單位以及相關部門逐一開具證明材料。雖然最終他應聘成功,但也因此耽誤了很多時間。
記者從天津市人纔服務中心獲悉,人事檔案的有效性是依靠內容的不斷補充和更新來保證的。其內容中,尤以工作表現、業績考核、職業道德、繼續進修、獎懲記錄等方面的情況,最能反映檔案持有人的個人經歷,並對其職業發展規劃產生重要影響。各類人纔應該對此給予關注,及時協助人纔服務機構完成變更工作。
【鏈接】
哪些材料應該及時歸入檔案
據天津市人纔服務中心專家介紹,按照有關文件,一般情況下,人纔的履歷,考察、考核、鑒定(包括年度考核等級表等),學歷學位,為期一個月以上的培訓,職業(任職)資格考試,專業技術(職務)職稱,個人科研學術水平(包括當選中國科學院、工程院院士通知、創造發明、科技成果鑒定等),表彰獎勵等材料,以及招錄、聘用、公開選拔和競爭上崗、轉正定級、任免、調動、退(離)休、軍轉安置、辭職、辭退等工作中形成的材料,黨、團組織建設工作中形成的材料,出國(境)材料以及畢業生報到證、派遣證等材料都應及時歸入人事檔案中。
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