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會搜集信息不是上上網那麼簡單
公務員搜集信息可不是在辦公室裡上上網那麼簡單。在較大的行政管理對象中,信息失真是一個相當普遍的現象,世界各國都是一樣。因為所有獲得信息的工作人員都是在一個部門、一個角度,憑借自身或自己部門的理念來獲取信息。比如,人們總在懷疑1960年前後大災荒中餓死的人的數據,是為了政治原因而不公布,但根據我的經驗,當時根本不可能有這個數據,因為當時沒有人敢統計這樣的信息,不僅是不敢,而且不會。
近年當然有很大的進步。我擔任救災救濟司司長的時候,有專門的災情信息崗位,規定了報災、查災和核災的業務管理程序,還要經常訓導地方的相關人員不要隱瞞災情,也不要虛報災情。在災害發生後,要經常派工作組到災區實地查看具體情況,比如受災地區的交通狀況、人口狀況、天氣狀況等。2008年年初的南方雨雪冰凍災害,就要知道南嶺地區的海拔高度,當然還要擁有海拔與溫度的知識。
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會辦理公文別讓地方和尚念歪了經
按理說,領導的批示和交辦的事項,一定要高度重視,認真辦理,這還不夠嗎?問題就是高度到底有多『高』,而認真更是無法剛性檢查,衡量標准在哪裡?
我在中央機關工作,當然有機會認為見到中央領導人,直接感受他們的政治理念和有關的政策立足點。我認為領導人也都希望部下認真辦理公共決策的事項,並獲得社會的認可,沒有一個領導人希望自己的決策目標是要激起社會反對。只是地方的歪嘴和尚容易把經給念歪了,把問題簡單化了,這其實就是公文辦理的技術出現了問題。
要辦理好公文,一定要制定辦理的方案,確定具體的工作目標,定下辦理的時間進度,同時還要組建一定的團隊。就是說,一定要具體化、系統化,真正進入行政操作的程序。
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會設計會場別攔著年輕領導站起來
目前我國各類會場的布置沒有統一的規范,一般沿襲經驗。但是,傳統經驗並不是連續的。大體上,在毛澤東時代,所有中央領導人的講話幾乎都是設立主席臺,但要站立講話。即使中共第九次代表大會上毛澤東講話,也是站立講話。但是,到了1980年以後,由於當時相當多的中央領導人年事已高,站立講話就不那麼嚴格了,出現了重大會議坐著講話的現象。現在,相當流行的是設立主席臺,將麥克風放在領導人的前面,不設專門的講臺,方便領導人坐下講話。
現在的各級領導人相對年輕,許多人都希望站起來講話,但會場設計把他們限制住了。因此,會場設計不是一個小事情,在媒體開放的時代,會場是領導人展示公共形象的重要組成部分。應該精心設計主席臺,同時也要設計好會場的聽講席。最為關鍵的,就是要設計好主席臺,讓領導人從講話的行為方式上展現良好的公共形象。
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會管理會議誰先發言誰後發言?
相當多的會議缺乏設計,會議一開始,主持人並不介紹會議的目的和會議的程序,誰先發言,誰後發言……人們認為這些事情完全可以在會議的手冊中看清楚。其實,先說明會議的內容和程序,會讓所有的與會者有充分的准備。因為,即使會議手冊寫得再詳細,會場上一定會有人沒有拿到,或者拿了沒看。
另外,會議的管理還需要進行時間控制。有不少人對於發言時間的自我控制能力是相當弱的,這就需要有及時的提醒。國際會議的普遍辦法是提前3分鍾或1分鍾進行舉牌示意。我曾經用過鬧鍾,讓超時的講話人不好意思再佔用時間。每年的救災工作會議,各個地方都要發言,我當時就規定時間在10分鍾以內。結果會議明顯更有效率。
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會運用專家不惜爭得面紅耳赤
在最初建立的中國國際減災十年委員會,就設立有專家組,每年國務院召開國家減災委全體會議時,專家都要列席會議並且做災害形勢分析。南方低溫雨雪冰凍災害和汶川大地震的救災工作中,這樣的專家團隊也發揮出了不可替代的作用。
運用專家參與決策,決不能表面客客氣氣地尊重但在行政實踐中則隔離專家,一定要使專家們的研究與政策的制定有機地結合起來,救災過程中他們完全可以在災區一線研究災情形勢。
供職期間,我和相關領域的專家建立了一定的組織性聯系,有的是屬於課題組性質,有的則委托其直接參與分析行政事務。合作過程中,一定要進行深度討論,有的時候甚至爭得面紅耳赤,但由於體制合理,爭論往往會促進政策的不斷完善。
會評估行政業務力量不可思議
現代社會就是一個評比的社會,政府也有評價性的行為。但相比較而言,我國社會的行政評價體系還是相當原始的。現在最需要的,就是要不斷地發展行政評價的技術,需要確立一定的評價標准,建立一定的指標。
2003年初,在全國普及城市居民最低生活保障制度並納入2300萬以上的低保對象以後,救災救濟司面臨的最為突出的挑戰就是,如何保障各個地方能夠按月足額向低保對象發放保障金。因為在一個制度剛剛建立之初,財政資金的調度不一定那麼通暢。
經過反復論證,我們就與計劃財務司合作,發明了一個以縣為單位按月通報各個地方城市低保進展情況的制度,在通報中還要排出前十名和後十名的名單,使一些發放標准過低或發放時間過遲的地方受到觸動。
以往能寫,往往是評價一個年輕公務員的重要標准,但在現代國家建設中,行政管理特別需要以下幾個方面的技術功夫。
《不變的是原則,萬變的是方法》
王振耀著,中國商業出版社