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--“私人檔案”主要由兩部分組成。一是非國家所有的社會組織產生的資料，主要包括：單位的設立、變更、土地使用、基本建設、社會保險、財會、稅收、審計、統計、股權、債權、債務、協議、合同等資料和經營管理、業務活動中涉及公共利益和他人合法權益的資料等；二是屬於個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案資料，主要包括：反映社會變遷、重大事件、民族、民俗、宗教、名勝、古蹟方面及歷史人物、知名人士等的文稿、信札、日記、譜牒、圖表、聲像、照片等。
市政府批准通過的《天津市非國家所有檔案管理規定》已正式實施。這是全國各省、市、自治區第一個出臺的非國家所有檔案管理規定，標誌着本市範圍內的非國家所有檔案，也就是國際上統稱的“私人檔案”，從此將依法得到管理。
社會進步呼喚加強檔案管理
業內人士指出，《天津市非國家所有檔案管理規定》的頒佈具有很重要的現實意義。
首先，爲搞好非國家所有又對國家和社會有保存價值的檔案的保護和利用，提供了法制保證。
長期以來，由於本市沒有非國家所有檔案管理的規定，檔案行政管理部門缺少對這部分檔案管理監督的依據，致使對非國家所有、但對國家和社會有保存價值的檔案缺乏監督和指導，造成應當保存的檔案有的無人收集，有的無人管理，導致許多有保存價值的私人檔案殘缺不全，甚至丟失、損毀，給國家和檔案所有者造成了無法彌補的損失。因此迫切需要出臺相應的規定，規範非國家所有檔案的管理。
其次，將進一步促進個體私營企業的健康發展。
隨着本市多種形式經濟的發展，個體私營企業及其他社會組織越來越多。據瞭解，本市現有個體私營企業23萬多戶、從業人員達到83萬人，民辦學校、私立醫院和診所等民間組織達到800多家。2003年本市個體私營經濟全年完成增加值510多億元，佔全市GDP的比重達20%以上，稅收30多億元，已進入快速發展時期。管理好這些檔案，對於保持正常的社會主義市場秩序，維護企業的合法權益，促進非公有制經濟健康發展具有重要的意義。
第三，有利於增強全社會的檔案意識。
過去散落在市民個人手中的一些對國家和社會具有保存價值的檔案資料往往得不到重視，丟失、損壞或者沒有得到利用的現象非常普遍。隨着《規定》的頒佈，將進一步增強廣大人民羣衆重視、保護和利用好這些檔案資料的意識，也會使得這一部分珍貴檔案資料能夠得到更好地保護和開發利用。
兩類資料歸爲“私人檔案”
重點強調具有保存價值
《規定》設定爲非國家所有檔案是指：集體所有、個人所有以及其他不屬於國家所有的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這裏面強調的是“對國家和社會有保存價值”。那麼，哪些檔案資料對國家和社會具有保存價值呢？
《規定》分兩部分進行了設定。
一是非國家所有的社會組織產生的資料，主要包括：單位的設立、變更、土地使用、基本建設、社會保險、財會、稅收、審計、統計、股權、債權、債務、協議、合同等資料和經營管理、業務活動中涉及公共利益和他人合法權益的資料。
這部分檔案既是一個單位自身存在和發展的重要憑證，又是實現國家管理的重要依據。在現實生活工作的實踐中，具有較高的查考利用價值；
二是屬於個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案資料，主要包括：反映社會變遷、重大事件、民族、民俗、宗教、名勝、古蹟方面及歷史人物、知名人士等的文稿、信札、日記、譜牒、圖表、聲像、照片等資料。
這部分檔案資料一般都具有較多的史料價值和收藏價值，記錄着人類社會發展的軌跡，是人類社會文化瑰寶，是全社會檔案資料的組成部分，具有較高的史料研究價值。
佔有檔案就要管好檔案
單位終止必須辦好移交
按照《規定》，非國家所有的社會組織和個人對檔案享有佔有、公佈、利用的權利和收集、整理、保管的義務。
非國家所有的社會組織的檔案，由其單位自行收集、整理、保管和利用。檔案所有者或管理者應當建立健全檔案管理制度，採取必要的保護措施，防止檔案的損毀或丟失。禁止塗改、僞造或擅自銷燬檔案。個人保存的檔案要由個人妥善保管，防止損毀或丟失。
檔案所有者不具備保管條件的，可以向檔案行政管理部門申請代保管。單位或個人捐贈或出賣檔案的，要經過檔案行政管理部門批准。非國家所有的社會組織的檔案，因單位終止，其檔案依法向變更後的單位移交；沒有接受者的，應當向其所在地的區縣檔案館移交。
明確檔案行政部門職責
依法監管提供服務
《規定》還明確了各級檔案行政部門要履行依法監管的職責：查處違反檔案法的行爲，指導檔案管理工作，組織培訓和檔案開發服務。
市有關部門的一位負責人指出，各級檔案行政管理部門在執行監管過程中，將依法對檔案所有者進行監督和指導，尤其是幫助指導個體私營企業、民辦學校、民辦醫院等社會組織，建立符合自身實際的檔案管理機制，制定符合企業實際、簡便易行的檔案管理制度和業務規範。
爲個體私營企業培訓檔案業務人員，根據個體私營企業檔案工作特點，編寫專門教材，突出實際操作性。定期開展個體、私營企業檔案業務協作組業務交流，爲其檔案工作人員開展業務交流牽線搭橋。加強檔案中介服務組織的建設，爲個體、私營企業提供優質的中介服務，如檔案整理、業務諮詢、開發利用及檔案信息數字化等。還要充分發揮各級檔案館、現行文件閱覽中心、檔案網站的作用，積極開發館藏檔案信息資源，爲個體、私營企業提供政策及業務信息服務。
對於個人所有的檔案資料是否具有保存價值開展鑑定工作，提供代保管、檔案修復服務等等。
“私人檔案”可申請代保管
出賣、轉讓、贈送要經批准
《規定》對檔案轉移做出限制。私人檔案所有者不具備檔案保管條件的，可申請由檔案部門代保管。
檔案行政管理部門接到檔案所有者申請後，在3日內審結。對符合條件的，2日內向申請人發出檔案代爲保管通知書，並通知檔案館代爲保管；對不符合條件的，2日內書面通知申請人並說明理由。
檔案所有者向市或區縣檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉讓、贈送檔案的，應當於出賣、轉讓或者贈送前10日向檔案行政管理部門提出申請，檔案行政管理部門接到申請後5日內，根據國家和社會公共利益的需要做出決定，同意的發給批准證書，不同意的書面通知申請人並說明理由。
對具有重要價值或者應當保密的檔案及其複製件，需要攜帶、運輸或郵寄出境的，檔案所有者應提前10日向市檔案行政管理部門提出申請，檔案行政管理部門在7日內進行審覈。同意的，發給批准文件；不同意的，書面通知申請人並說明理由。海關憑批准文件查驗放行。
建立健全組織和標準
科學鑑定檔案價值
據瞭解，目前各區縣檔案局和各有關單位檔案部門，已經把學習、宣傳、貫徹、實施《規定》作爲當前檔案工作的一件大事來抓，組織工作人員認真學習《規定》，結合實際深刻領會《規定》的意義及內涵，準確把握《規定》的各項要求，研究切實可行的貫徹措施，爲依法管理打下基礎。
市檔案局局長榮華介紹說，實施《規定》首先遇到的問題，就是不少羣衆對自己手中保存的檔案資料是否屬於對國家和社會有保存價值不清楚，也就無從進行保管。因此，市檔案局正在抓緊建立和完善市、區縣兩級非國家所有檔案鑑定組織，儘可能吸收檔案界高級專業人士參加，體現鑑定工作的權威性和可操作性。同時要建立健全檔案鑑定標準、工作程序及便民措施，爲檔案所有者提供及時有效的檔案鑑定服務。
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