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天津北方網訊:辦公禮儀不僅反映個人的修養,而且直接體現着單位的整體形象,因而越來越受到人們的重視。就辦公室內需注意的禮儀問題,記者採訪了有關禮儀專家。
接打電話
電話接洽能夠反映出一個人的文明程度,也代表了一個單位的形象。一般來說,早上七點以前、晚上十點以後及週末,不宜往單位或私宅打電話,否則對方會以爲電話內容十分緊急。接電話時應態度積極、友善,注意語氣和聲調。電話鈴響不宜讓對方等候,一般在三響之內接聽電話。拿起話筒,應語氣溫和,先向對方問候,再報部門名稱。若需要對方等候,應先詢問是否願意,可以說:“對不起,我需要查一下,您能等幾分鐘嗎?”或者“我稍後再給您去電話,請您留下您的電話號碼”。如果不慎撥錯了電話號碼,先道歉再掛斷。接聽對象不在時,儘量請對方留下完整的信息,包括姓名、單位名稱、電話號碼、有關事由等,並記錄或轉達。不要將對方的電話轉來轉去,也不可告知對方“此人不在”即掛斷電話。
接待來客
當來客到達你辦公室的時候,應起身相迎,互致問候,請來客坐下後,自己再坐下。本單位的領導來訪或辦事,也應用同樣的禮節。客人來到時正好在打電話,可先起身示意客人坐下,並儘快結束電話。
拜訪他人
拜訪前要與對方約定時間,並準時赴約。若因交通堵塞或其他無法預料的原因而遲到,事先要通知對方,讓對方有所準備,若臨時有變,實在無法赴約,必須儘早與對方說明和道歉。在拜訪期間,不可隨意翻動他人辦公桌上的資料或辦公用具。在等候過程中,主人若需打電話,最好問一下是否迴避,因爲有時電話內容涉及他人隱私或機密。無論是否達到拜訪目的,到了該走的時候就要及時離去,不宜呆得過久,離別時向主人致謝、道別。