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盡管已過去了幾天,但提起那次『特別』的會議,重慶市婦聯宣教部部長張淑鈺仍掩飾不住興奮。
她提到的,是8月28日召開的重慶市市級『巾幗示范村』命名暨創建交流會。說它『特別』,是因為它的會場設在網絡上,與會者發言討論借助網絡聊天工具——QQ群。
節省幾萬元,提速半個月
據了解,QQ群會議目前的使用者還僅限一些規模不大的單位和企業,而被黨政部門采用來召開省級會議,國內尚鮮有所聞。
談到用QQ群開大會的初衷,重慶市婦聯主席蘭運華先給記者算起了以往此類全市性會議的成本賬:一是人力財力成本,按目前的交通狀況,從重慶最遠的區縣到主城區,單程就需要6—7小時,會議費用最少也要幾萬元;二是效率成本,一般會議只通知到區縣這一級,而等到區縣再開會傳達到鄉鎮和村,往往都是半個月以後了。
『因為市婦聯機關的工作QQ群自建立以來一直用得很好,所以「QQ群開大會」的想法也就隨之誕生了。』蘭運華說,開QQ群會議僅用去500元——申請了一個超大容量的QQ群。
由於是要召開一個全市性的會議而非輕松地群聊,重慶市婦聯在會議的操作程序上也下了一番工夫。7月下旬,市婦聯就開始了會議准備工作:指導各參會單位提前8天完成該會議QQ群的加入、提前6天進行上網演練檢查、提前1天召開預備會議(下載並學習會議材料)等。『在網絡技術保障方面我們也花了很多工夫。』市婦聯工作人員稱,QQ群會議的准備工作並不比現場會議輕松。
323人討論,4200條發言
8月28日14時,伴隨著QQ群上不斷『閃爍』的『掌聲』(QQ表情),會議准時在網絡上召開。
『剛開始還有些冷場,半小時一過,發言的立刻多了起來,後來就有點看不過來了。』會議主持人、重慶市婦聯副主席周曦說,由於網絡會議容量幾乎不受限制,他們擴大了參會單位的范圍,各區縣相關部門、部分鄉鎮及示范村的代表也都『加』進群來。據會後統計,會議參與單位達到了487個,其中有323人參與討論,發言共4200餘條。
『如果是現場會議,最多只能有100多人參加,討論發言能輪上30個就不錯了。』周曦說。
『會議效果之好,收獲之大出乎意料。』蘭運華說。記者在瀏覽會議發言下載記錄時,發現發言者中除婦聯之外的行業部門有10餘個之多,如扶貧、計生乃至宣傳文化部門等。『他們的發言往往能「跳出婦聯」看婦女工作,給我們很大啟發。』一位基層婦聯參會代表說。
與此同時,重慶市婦聯還將QQ群號碼在當地媒體上公布,不少對婦聯工作感興趣的普通市民也加入了此次會議。
交流存困難,技術待培訓
第一次嘗試網絡會議,發言者中90%以上對這種會議模式給予了肯定。
同時,不少參會代表反映,因為參與人數多討論熱烈,QQ群的窗口屏幕滾動太快,給交流帶來一定困難。重慶市婦聯農村部負責人說,當管理員告訴大家『可以將聊天記錄下載』之後,還有部分參會者不知如何下載。『這也暴露出一些同志對網絡還不熟悉,今後我們要加強這方面的指導培訓,在條件成熟時,再考慮增加視頻和語音模式。』
【名詞解釋】
QQ群:是一種多人即時交流的網絡服務形式。群主在創建群以後,可以邀請朋友或者有共同興趣愛好的人到一個群裡面聊天。